La suppression des documents juridiques d’une Société Civile Immobilière (SCI) est une démarche encadrée par des règles strictes. En outre, les informations accessibles sur Google nécessitent des actions spécifiques. Voici les étapes à suivre pour gérer ces suppressions tout en respectant la législation.
1. Respecter les obligations légales sur les documents juridiques
Avant toute suppression, il est crucial de vérifier les délais légaux de conservation des documents. En France, les documents comptables et juridiques doivent être conservés au minimum pendant 10 ans. Cela comprend les statuts, registres légaux et procès-verbaux des assemblées générales.
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2. Identifier les documents à supprimer
Dressez une liste des documents concernés, comme :
- Les anciens statuts.
- Les procès-verbaux inutiles ou archivés.
- Les courriers obsolètes contenant des informations juridiques sensibles.
Cela permettra de mieux organiser la suppression tout en évitant toute confusion.
3. Destruction sécurisée des documents physiques
Contactez une entreprise spécialisée dans la destruction de documents pour garantir une suppression conforme aux normes (par exemple, la norme ISO 21964). Ces prestataires offrent des solutions sécurisées de déchiquetage ou d’incinération.
👉 En savoir plus sur les normes de destruction sécurisée
4. Gérer les données personnelles (RGPD)
Si certains documents contiennent des données personnelles (ex. : coordonnées des associés), vous devez informer les personnes concernées conformément au RGPD. Une suppression mal encadrée peut entraîner des sanctions légales.
5. Supprimer les données juridiques de Google
Les informations concernant votre SCI peuvent apparaître dans les résultats de recherche sur Google (par exemple, procès-verbaux publiés, statuts, mentions légales). Pour supprimer ces informations :
- Utiliser l’outil de suppression de Google :
Rendez-vous sur la page de suppression de contenu Google. Indiquez l’URL de la page ou du document contenant les informations à supprimer. - Demander une suppression aux sites tiers :
Si les documents juridiques apparaissent sur des sites externes (journal d’annonces légales, sites d’information), contactez directement ces sites pour demander leur suppression ou une anonymisation. - Droit à l’oubli :
Si les données portent atteinte à votre vie privée ou celle des associés de la SCI, déposez une demande au titre du droit à l’oubli via Google Formulaire.
6. Mettre à jour les informations publiques restantes
Après suppression des documents et informations, vérifiez que les données encore publiques sont exactes. Cela inclut les informations dans les annuaires, registres du commerce et journaux d’annonces légales.
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7. Conserver une copie des documents essentiels
Même après suppression sur Google et destruction des originaux, archivez une copie numérique des documents toujours soumis à des obligations légales.
En résumé, supprimer des documents juridiques et des données en ligne pour une SCI nécessite de combiner obligations légales et démarches numériques. Adoptez une approche rigoureuse pour protéger votre entreprise tout en restant en conformité avec la réglementation.